Hoy en día para la implementación de la Gestión por Procesos como Modelo de Gestión, las empresas vienen adoptando diversas metodologías para lograrlo como Lean Six Sigma, Sistema de Gestión ISO 9001, Balanced Scorecard, metodologías ágiles para la gestión de proyectos de mejora, entre otras.
Cada uno tiene su estructura, herramientas y procedimientos propios. Pero en forma general, la aplicación de la Gestión por Procesos exige un mínimo establecido, el cual he podido resumirlo en calidad de profesor de administración y dirección de empresas en un procedimiento de 10 pasos para la implementación de mejora de procesos:
- Levantamiento de información: Investigar toda la información necesaria para conocer el estado actual de un proceso y su problemática, a través de entrevistas a usuarios y responsable del proceso, revision de documentos, estudios especializados, e información de benchmarking
- Diagnóstico: Identificar las necesidades y expectativas respecto al proceso (cualitativos y cuantitativos), así como las oportunidades de mejora a implementar o fortalezas del proceso a mantener.
- Diseño o Rediseño ideal: Plantear las acciones a tomar para las oportunidades de mejora y plantear la estandarización de las fortalezas encontradas en la etapa anterior.
- Definición de Restricciones: Identificar las restricciones del proceso: administrativas, legales, tecnológicas y ecónomicas. Identificar cuáles pueden ser superadas y dejar de ser una restricción.
- Escenario Óptimo: Definir o redefinir el proceso considerando las restricciones no superadas.
- Verificación: Verificación del diseño o rediseño por parte de los responsables e involucrados del proceso.
- Pruebas y validación: Ejecutar pruebas pilotos y ajustes al diseño o rediseño del proceso (siempre que sea factible). En esta etapa se recogen datos de pruebas para demostrar que el cambio planificado ha supuesto realmente una mejora.
- Normalización: Incorporar los cambios eficaces en la documentación del proceso: Fichas de procesos, Directivas, Políticas, Procedimientos, Flujogramas, entre otras.
- Implementación: Ejecutar y monitorear el proceso mejorado. Se inicia el recojo de datos de medición para el análisis permanente y la mejora continua del proceso. Para esta etapa es necesario la capacitación, difusión y formación del personal.
- Cierre: El responsable del proceso asegura la continuidad de la Implementación y la identificación de oportunidades de mejora, que requiera su desarrollo de manera progresiva.