En el artículo anterior te comenté que íbamos a ver de qué manera se genera la información contable. El proceso contable consta de tres pasos: registro, análisis y conciliación y finalmente el armado y exposición de los estados contables.
La registración
Registrar o contabilizar es traducir a la contabilidad un hecho económico que modifica el patrimonio de la empresa. Cuando registramos vamos a encontrarnos con dos tipos de variaciones:
a. las variaciones permutativas: modifican activos por activos, activos por pasivos o pasivos por otros pasivos. Este tipo de variación tiene la particularidad de que en ella no intervienen resultados (es decir, no hay pérdida o ganancia involucrada en la operación). Ejemplos: compro un auto en efectivo, vendo a crédito, le cobro a una persona que me debía.
b. las variaciones modificativas: aquí sí se refleja una pérdida o una ganancia. Surge de una operación donde se intercambia un gasto por un activo o un pasivo, una pérdida por una ganancia o una ganancia por un activo. Ejemplos: vendo y cobro en efectivo, pago un servicio y lo pago al contado, compro un bien donde pago una comisión pero obtengo un descuento.
Antes de comenzar a registrar es importante tener en cuenta de qué manera nuestros registros van a impactar sobre la contabilidad. Es por eso que necesitamos hacernos un esquema mental de los movimientos que generemos, ese esquema está representado por el sistema de partida doble. La partida doble consiste en registrar en dos columnas, denominadas Debe y Haber respectivamente, todos los movimientos representados por cuentas contables a las que se les asignará un nombre conforme a un plan de cuentas que básicamente es un listado donde se encuentran los nombres de las cuentas que vamos a emplear.
Pero, a qué se le llama cuenta? Cuenta es el nombre que se utiliza para describir un hecho. Por ejemplo, si uso dinero en efectivo, lo llamaré "Caja"; si uso mi cuenta corriente la llamaré "Banco" y así con las diferentes denominaciones que emplee el plan de cuentas. El nombre lo define el creador del plan en base a una convención de nombres genéricos comúnmente usados. Es importante definir, además de la denominación de la cuenta, el rubro al que pertenece la misma (activo, pasivo, patrimonio neto) o el tipo de movimiento que representa (utilidad o pérdida).
Un ejemplo sencillo sería registrar una cobranza de $1.000 por una venta al contado, la registración sería:
Si repasamos los tipos de variaciones, veremos que esta registración representa una variación modificativa pues en ella intervienen un resultado positivo y un activo.
Ahora supongamos que con el dinero cobrado, prestamos la mitad y el resto lo depositamos en el banco:
Aquí la variación es de tipo permutativa puesto que "permutamos" un activo por otro activo y un pasivo (cuentas patrimoniales, no hay cuentas de resultados involucradas).
El proceso de registración contable es sencillo si uno tiene bien en claro: por un lado, el plan de cuentas y para que se usa cada una de ellas y por otro, qué me pide el asiento, es decir, de qué manera yo explico con la contabilidad lo que ha sucedido.
Para la próxima vamos a registrar y armar un mayor contable, pero antes te dejo un ejercicio sencillo para practicar.
El ejemplo típico de registración contable consiste en el siguiente: una sociedad inicia sus actividades el 01/01/2020. El socio A aporta $10.000 en efectivo, el socio B aporta mercaderías por $5.000 y el socio C entrega un auto 0km valuado en $30.000. El 30/06/2020 venden todas las mercaderías en $20.000 en efectivo. El 01/12/2020 alquilan una cochera para guardar el auto $3.000 por mes. Los gastos por servicios son fijos y ascienden a $1.000 mensuales que se abonan en efectivo.
Espero que te sea de utilidad y si necesitás ayuda, sabés que me podés contactar. Un saludo, Martín.